Il 17 dicembre 2023 entrerà in vigore il "Decreto Whistleblowing", un obbligo normativo del tutto nuovo per Enti pubblici, Organizzazioni ed Aziende con più di 50 dipendenti, o che adottano un MOG 231 (Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo) a prescindere dalla loro dimensione, o che operano in settori specifici.
di cosa si tratta?
La denuncia di irregolarità , riassunto per semplicità col termine "Whistleblowing" , è uno strumento di compliance aziendale, che si attiva in modo istantaneo e sicuro attraverso una piattaforma informatica, grazie alla quale i dipendenti di un'organizzazione o soggetti terzi (ad esempio, consumatori e fornitori) hanno la possibilità di segnalare, in modo riservato e protetto, le infrazioni che vedono commettere. Adottare una "piattaforma di incriminazione" è in realtà un comportamento virtuoso (oltre che anche un obbligo di legge) per le organizzazioni ed enti governativi poiché, il loro canale di controllo interno viene rafforzato, avendo la possibilità di individuare frodi e inconvenienti critici prima che questi diano luogo a danni e/o ricadute di responsabilità.
Cosa bisogna fare per conformarsi? In Jackalope.it , dopo aver studiato il problema, abbiamo individuato 5 passaggi per farlo al meglio, cercheremo di sintetizzare:
- SCELTA DELLA PIATTAFORMA DI RECLAMO Le organizzazioni devono scegliere un canale di denuncia interno, conforme al quadro normativo, che consenta a dipendenti, fornitori e collaboratori di denunciare i comportamenti illeciti in modo sicuro e anonimo.
- DEFINIZIONE DELLA GOVERNANCE DEL PROCESSO E AMMINISTRAZIONE DEL REPORT È necessario nominare una persona o un team responsabile (interno o esterno alla Società o Ente) per lo studio e l'investigazione dei reclami, che interagisca concretamente con i contatti della Società, garantendo la possibilità, la riservatezza e l'imparzialità nel loro trattamento.
- FORMA E INFORMA I TUOI DIPENDENTI È fondamentale attuare una politica organizzativa sulle tematiche del Whistleblowing ed istituire e informare i dipendenti sull'uso del canale interno di Whistleblowing.
- INFORMATIVA PRIVACY e AGGIORNAMENTO DPIA SI tratta di adempimenti procedurali, con la produzione di un verbale del procedimento e la designazione di un soggetto autorizzato al procedimento, il tutto seguendo costanti aggiornamenti.
- GESTIONE DEI RAPPORTI Acquisiti i dati, questi vanno amministrati, studiati e processati per permettere un processo di approfondimento delle segnalazioni ricevute, rispettando le Policy e Governance secondo i termini pre-definiti per la ricezione e la risposta alla segnalazione.
Si tratta quindi di un processo, che non può essere limitato alla sola installazione di un software ma prevede figure, adempimenti, sanzioni e monitoraggio costante. La nostra Azienda ha già supportato la sua clientela adottando le strategie più adatte, rodandole ben prima della scadenza normativa.
